Champ d’application
Cette Politique de confidentialité s’applique si vous êtes un client, un visiteur de notre site web et/ou un candidat dans le cadre d’une postulation chez GEP SA.
Cette Politique de confidentialité ne s’applique pas si vous êtes un candidat dans le cadre d’une postulation afin de louer un immeuble qui appartient au Fonds Immobilier Romand (FIR) et/ou géré par GEP SA. Dans ce cas, seule la Politique de confidentialité sur le formulaire de postulation fait foi.
Préambule
L’objectif de cette Politique de confidentialité est de vous indiquer comment GEP SA (« nous », « notre » ou « nos ») utilise les Données personnelles (telles que définies ci-dessous) qu’elle traite.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
« Donnée personnelle » signifie toute information personnellement identifiable qui peut être reliée à une personne physique, comme un nom, une adresse électronique ou une adresse IP.
Comment GEP SA collecte-t-elle les données personnelles ?
Nous recueillons des Données personnelles lorsque vous visitez nos sites web, nous contactez par téléphone, nous envoyez directement des informations par courrier ou par courriel.
Comment GEP SA utilise les données personnelles ?
GEP SA utilise les Données Personnelles pour répondre à vos demandes, pour vous fournir des informations sur nos services, pour faire fonctionner nos sites web, pour répondre à vos candidatures dans le cadre du processus de recrutement, pour fournir ses services à ses clients et pour se conformer aux obligations légales.
Vos droits
Si vous êtes un client, un visiteur de notre site web et/ou un candidat dans le cadre d’une postulation chez GEP SA, GEP SA est responsable du traitement de vos données personnelles, ci-après « Responsable de traitement ». Dans ce cas, veuillez envoyer un courriel à mail@gep.ch pour accéder, modifier, supprimer, rectifier, retirer votre consentement, cas échéant, ou vous opposer au traitement de vos Données personnelles.
Nous contacter
Veuillez adresser vos plaintes, demandes ou requêtes à mail@gep.ch. Nous nous engageons à travailler avec vous pour obtenir une résolution équitable de toute plainte ou préoccupation concernant la confidentialité de vos données personnelles.
Avis de confidentialité sur la protection de la vie privée lorsque GEP SA est Responsable de traitement
Informations importantes
Chez GEP SA, nous nous engageons à protéger vos données personnelles. Les pratiques de protection des données personnelles énoncées dans ce présent Avis de confidentialité concernent nos Services et nos différents processus dans lesquels nous traitons de vos données personnelles (recrutement, publicité, formation, etc.), ci-après « Services ».
En utilisant nos Services, vous acceptez les pratiques décrites dans cet Avis de confidentialité. Si vous n’êtes pas d’accord avec les pratiques de données fournies dans cet Avis de confidentialité, vous ne devez pas utiliser les Services fournis par GEP SA. Nous pouvons apporter des modifications à cet Avis de confidentialité à notre seule discrétion et à tout moment. Nous vous alerterons en cas de modification importante de cet Avis de confidentialité. Votre utilisation continue des Services après que nous ayons apporté des modifications à l’Avis de confidentialité est considérée comme une acceptation de ces modifications.
Pour éviter tout doute, le présent Avis de confidentialité ne s’applique pas dans la mesure où nous traitons des données personnelles en tant que sous-traitant.
Données personnelles recueillies par GEP SA
Les Données personnelles que nous collectons directement peuvent comprendre les éléments suivants :
- Si vous êtes un client : prénom, nom, organisation, titre, ville, état, pays, numéro de téléphone, adresse IP et adresses électroniques professionnelles. Informations collectées automatiquement : informations collectées par le biais de balises web, y compris l’adresse IP, le nom du navigateur, les détails du système d’exploitation, le nom de domaine, la date et l’heure de la visite, les pages consultées ou d’autres informations similaires ;
- Si vous êtes un visiteur de nos sites web : adresse IP. Informations collectées automatiquement : informations collectées par le biais de balises web, y compris l’adresse IP, le nom du navigateur, les détails du système d’exploitation, le nom de domaine, la date et l’heure de la visite, les pages consultées ou d’autres informations similaires ;
- Si vous êtes un prospect : les informations que vous nous auriez transmises, cas échéant, et les données personnelles que vous auriez rendues accessibles publiquement ;
- Si vous êtes un candidat pour un poste ouvert chez GEP SA: prénom, nom, organisation, titre, ville, état, pays, numéro de téléphone, adresse IP, adresses électroniques personnelles et/ou professionnelles et toute autre information nous permettant de vérifier vos aptitudes à remplir votre potentiel emploi ou sont nécessaires à l’exécution du potentiel contrat de travail. Informations collectées automatiquement : informations collectées par le biais de balises web, y compris l’adresse IP, le nom du navigateur, les détails du système d’exploitation, le nom de domaine, la date et l’heure de la visite, les pages consultées ou d’autres informations similaires.
Comment utilisons-nous vos données personnelles ?
Nous collectons et traitons vos Données Personnelles aux fins, et sur les bases légales, identifiées dans ce qui suit :
1. Lorsque nous avons conclu un contrat
- Pour les Services qui vous sont fournis en vertu de nos Conditions générales en vigueur ou du contrat applicable entre vous et GEP SA;
- Pour l’utilisation de notre site web ;
- Pour la gestion des paiements afin de réaliser une transaction avec vous ;
- Pour fournir une assistance pour nos Services (vous pouvez nous contacter par téléphone ou par courriel) ;
- Pour votre emploi chez GEP SA.
2. Lorsque GEP SA bénéficie d’un intérêt prépondérant à traiter de vos données personnelles
À des fins de sécurité, telles que les enquêtes sur les activités suspectes ou à des fins de conformité (telles que les enquêtes sur la fraude ou l’utilisation abusive de notre site Web).
3. Lorsque GEP SA doit coopérer avec les autorités compétentes
GEP SA traite et divulgue des Données personnelles dans la mesure où elle est dans l’obligation de coopérer avec les autorités réglementaires et gouvernementales appropriées. Lorsque GEP SA traite des Données personnelles dans ce but, les bases légales du traitement sont le respect d’une obligation légale à laquelle GEP SA est soumise.
4. Lorsque vous consentez au traitement de vos données personnelles par GEP SA
Lorsque votre consentement est explicitement requis pour le traitement de vos données personnelles.
Dans ce cas, vous êtes en droit de retirer votre consentement à tout moment en adressant un courriel à mail@gep.ch.
Opt -out
Dans le cas spécifique des newsletters, vous avez la possibilité de vous Désabonner à tout moment en nous envoyant un courriel à mail@gep.ch.
Avec qui partageons-nous les données personnelles ?
Nous faisons appel à des partenaires tiers pour nous aider à fournir nos Services et effectuer des services spécialisés de traitement des données. Lorsque nous fournissons des Données personnelles à ces partenaires, ils ne sont pas autorisés à utiliser les Données personnelles pour quelque raison que ce soit en dehors du cadre pour lequel nous les avons engagés.
Les moyens par lesquels nous partageons vos Données personnelles sont les suivants :
- Lorsque nous utilisons des serveurs tiers dans le cadre de l’exécution de nos Services. Cela est nécessaire pour que nous puissions vous fournir nos Services. Nous exécutons des contrats avec nos tiers pour nous assurer qu’ils remplissent leurs obligations en matière de protection des données ;
- Nous divulguerons vos informations à un acheteur ou à un autre successeur dans le cas d’une fusion, d’un désinvestissement, d’une restructuration, d’une réorganisation, d’une dissolution ou d’une autre vente ou transfert de tout ou partie de nos actifs, que ce soit dans le cadre de la poursuite des activités ou d’une faillite, d’une liquidation ou d’une procédure similaire.
GEP SA se réserve le droit de divulguer vos Données personnelles dans les conditions suivantes : (1) lorsque la loi le permet ou l’exige ; (2) lorsque nous essayons de nous protéger contre ou de prévenir une fraude réelle ou potentielle ou des transactions non-autorisées ou (3) lorsque nous enquêtons sur une fraude présumée ou qui a déjà eu lieu.
Vente de données personnelles
GEP SA ne vend et ne vendra jamais de Données personnelles.
Transferts internationaux de Données personnelles
Vos Données personnelles seront collectées, transférées et stockées par GEP SA en Suisse. Dans le cas où vos Données personnelles sont traitées en dehors de la Suisse, de l’EEE ou d’un pays non-reconnu comme ayant un caractère adéquat du niveau de protection des Données personnelles par le Préposé fédéral à la protection des données ou la Commission européenne, nous nous assurerons de l’existence d’un mécanisme approuvé par les organismes de réglementation appropriés, par exemple selon l’article 46 règlement général sur la protection des données.
Sécurité et conservation des données personnelles
Vos données personnelles sont conservées en toute sécurité. Seuls nos collaborateurs, agents et sous-traitants autorisés (qui ont accepté de garder les données personnelles sécurisées et confidentielles) ont accès à ces informations. Pour fournir nos Services, nous faisons appel à des partenaires tiers (« Tiers ») pour effectuer des Services spécialisés de traitement des données, notamment dans le cadre de l’hébergement des données. Lorsque nous fournissons des Données personnelles à ces Tiers, ils ne sont pas autorisés à utiliser les données en dehors du cadre pour lequel nous les avons contractés.
Nous utilisons diverses mesures de sécurité conformes aux normes industrielles pour empêcher l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés de vos Données personnelles. Ces mesures de sécurité comprennent, sans s’y limiter, le chiffrement des données et la sécurité physique. Bien qu’aucune méthode de transmission ou de stockage électronique sur Internet n’est sûre à 100 %, nous nous efforçons de mettre en place les meilleures pratiques pour protéger vos Données personnelles, en nous efforçons notamment de mettre en place les exigences de la norme ISO 27001.
GEP SA conservera vos Données personnelles pour la période nécessaire à la réalisation de l’objectif décrit dans le présent Avis de confidentialité ou jusqu’à ce que vous demandiez leur suppression, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise par une exigence légale et/ou réglementaire.
Si GEP SA obtient la connaissance que l’un de nos Tiers ou employés sont en violation de cet Avis de confidentialité, GEP SA prendra les mesures qui s’imposent pour empêcher ou arrêter l’utilisation ou la divulgation non-autorisée de vos Données personnelles.
Vos droits
Vous disposez de certains droits relatifs à vos Données Personnelles, sous réserve des lois locales de protection des données. En fonction des lois applicables et, en particulier, si vous êtes situé dans l’EEE, ces droits comprennent :
- L’accès, la correction, la modification, la suppression de vos Données personnelles ;
- S’opposer à tout traitement de vos Données personnelles effectué sur la base de nos intérêts légitimes (droit d’opposition). Lorsque nous traitons vos Données personnelles à des fins de marketing direct, vous pouvez exercer votre droit d’opposition à tout moment à ce traitement sans avoir à fournir de raison spécifique pour cette opposition;
- Ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques (« Prise de décision automatisée »). La prise de décision automatisée n’a actuellement pas lieu dans nos Services ;
- Dans la mesure où nous basons la collecte, le traitement et le partage de vos Données personnelles sur votre consentement, retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la légalité du traitement basé sur ce consentement avant son retrait.
Comment exercer vos droits
Pour exercer vos droits, veuillez-nous contacter à l’adresse mail@gep.ch.
Informations de santé protégées, informations sur les cartes de paiement et autres informations sensibles
GEP SA n’a pas besoin, et ne demande pas, d’informations de santé protégées (« PHI ») régies par la Health Insurance Portability and Accountability Act et ses règlements d’application (« HIPAA »), ni n’a besoin ou ne demande d’informations non publiques permettant d’identifier personnellement les consommateurs ou d’informations financières régies par la GrammLeach-Bliley Act (« GLBA ») ou d’informations sur les cartes de paiement couvertes par les Payment Card Industry Data Security Standards (« PCI DSS ») afin de fournir ses Services. Vous ne devez jamais divulguer, ou permettre que soient divulgués, des PHI, des informations protégées par PCI DSS ou GLBA, ou toute autre information sensible à GEP SA. Dans le cas où un utilisateur final divulguerait de telles informations (ce qui constituerait une violation du présent Avis de confidentialité), vous reconnaissez, au nom de votre organisation, que GEP SA ne prend pas de mesures pour s’assurer que ses Services soient conformes à HIPAA ou PCI DSS. Toutes les obligations des réglementations susmentionnées demeurent uniquement à votre charge, au nom de votre organisation.
Personnes âgées de moins de 16 ans
Nos Services, tels que notre site web, ne sont pas destinés aux personnes âgées de moins de 16 ans. Ainsi, nous ne recueillons pas intentionnellement les données personnelles des visiteurs âgés de moins de 16 ans. Si vous avez moins de 16 ans, veuillez ne pas soumettre vos données personnelles en nous contactant.
Nous contacter
Pour exercer vos droits concernant vos Données personnelles, ou si vous avez des questions concernant cet Avis de confidentialité ou nos pratiques de protection des Données personnelles, veuillez envoyer un courriel à mail@gep.ch.
Entrée en vigeur 12.09.2023 v1.0